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Home-Office statt Großraumbüro und Videokonferenzen statt Präsenzmeetings. Das sind bloß zwei Beispiele wie die anhaltende Covid-19 Pandemie unsere Arbeitsrealitäten nachhaltig verändert hat und in vielen Branchen wahrlich einen Digitalisierungs-Turbo gezündet hat. Durch die verändernden Arbeitsweisen erfuhren eine Vielzahl etablierter Arbeitsabläufe eine digitale Transformation.

Dies gilt auch für das Unterschreiben von Dokumenten. Im Rahmen von Videokonferenzen scheidet die feierliche Unterfertigung wichtiger Kooperationsvereinbarungen, Gesellschaftsgründungen und sonstiger „großer Deals“ mit Champagnerglas in der Hand ebenso aus wie auch die (weniger pompöse) Unterfertigung von Routine-Verträgen. Dasselbe gilt auch für interne Freigaben (z.B. Urlaubsanträge) und sonstige Dokumentation. Eine „schnelle Unterschrift“ bei der die entsprechenden Dokumente durch eine/n MitarbeiterIn vorbereitet wurden, ist durch die räumliche Distanz im Home-Office schlicht nicht möglich. In den meisten Fällen ist es auch nicht sonderlich effizient, die alten bestehenden Freigabe-Systeme beizubehalten und dadurch zu „digitalisieren“, dass die Dokumente nunmehr in einem ersten Schritt eingescannt und per E-Mail übermittelt und in weiterer Folge ausgedruckt und signiert werden, um schlussendlich nochmals eingescannt retourniert zu werden. Das stattdessen häufig gewählt Vorgehen, bei dem die Unterschrift bloß als Grafik in das Dokument eingefügt wird, bietet massive Missbrauchsgefahr, da solche Unterschriften – also Grafikdatei – rasch in ein anderes Dokument kopiert werden können.

Eine wesentlich effizientere und auch tatsächlich digitale Lösung steht jedoch seit Langem parat: die digitale Signatur! Wenngleich digitale Signatur sowohl in rechtlicher als auch in technischer Hinsicht keine echte Neuerung ist – sondern in Österreich vielmehr bereits durch das Signaturgesetz per 1.1.2000 geschaffen wurde – erlangt sie in Folge der Covid-19 Pandemie nunmehr die ihr gebührende Aufmerksamkeit und praktische Bedeutung. Die digitale Signatur ermöglicht dabei nicht bloß eine rasche Signatur elektronischer Dokumente ohne Medienbrüche, sondern bietet auch die technische Gewähr der Authentizität.

Wer bislang also noch auf vermeintlich digitale Arbeitsprozesse durch das Einscannen ausgedruckter Dokumente zurückgreift, sollte einen genauen Blick auf die umfassenden Möglichkeiten der digitalen Signatur werfen!