Vertraulichkeitsvereinbarungen besser ohne Papier unterschreiben
In diesem Blog-Beitrag beleuchtet unser Gastautor Klaus Fellner, VP Vertrieb und Partnerschaften unseres Partners Namirial, einen Anwendungsfall für den beweiskräftige elektronische Signaturen durch eine Novelle in der Regulatorik seit 2019 an Bedeutung gewonnen haben: Vereinbarungen zur Geheimhaltung.
Nachfolgend erfahren Sie, warum Sie für Vertraulichkeitsvereinbarungen Unterschriften der Beteiligten einholen sollten, dabei aber getrost auf Papier verzichten können.
Vertraulichkeitsvereinbarungen – Wann sind sie notwendig?
Erklärungen zur Verschwiegenheit spielen sowohl in der externen wie der internen Kommunikation eine wichtige Rolle.
Vor Beginn einer Verhandlung oder während Ihres Verlaufs werden zwischen Geschäftspartnern häufig geheimhaltungsbedürftige Informationen, Daten und Unterlagen ausgetauscht. Dabei empfiehlt es sich dringend, die Geheimhaltung klar definierter vertraulicher Informationen gegenüber Dritten nachweisbar zu vereinbaren. Darüber hinaus kann es wichtig sein, Subunternehmer und Berater zur Verschwiegenheit zu verpflichten.
Mindestens genauso bedeutend ist die Vereinbarung der Geheimhaltung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen mit den Mitarbeitern des eigenen Unternehmens. In Österreich findet sich die rechtliche Basis dazu in der Anfang 2019 in Kraft getretenen Novelle des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG). Durch diese Novelle wurde die EU-Richtlinie 2016/943 zum Schutz von vertraulichem Know-how und vertraulichen Geschäftsinformationen (Know-How Richtlinie) umgesetzt.
Wer gegen die Verletzung von Geschäftsgeheimnissen juristisch vorgehen will muss seitdem angemessene Maßnahmen zur Geheimhaltung nachweisen können. Vor dem Inkrafttreten der UWG-Novelle genügte der subjektive Geheimhaltungswille. In der Dokumentation besteht bei vielen Firmen nach wie vor Handlungsbedarf. Bislang wurde in Österreich die gerichtliche Geltendmachung von Verletzungen kaum vorgenommen. Für die Zukunft werden solche Geltendmachungen jedoch erwartet.
Korrespondierend zur UWG-Novelle wird in der EU-Verordnung 2016/679 (Datenschutzgrundverordnung, DSGVO) festgelegt, dass Mitarbeiter in Bezug auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Vertraulichkeit und die Wahrung von Datengeheimnissen zu verpflichten sind.
Mündliche vs. schriftliche Geheimhaltungsvereinbarungen
Grundsätzlich gibt es für diese Art von Vereinbarungen, die auch als Verschwiegenheitserklärung, Geheimhaltungsvereinbarung oder Non-Disclosure Agreement (NDA) bezeichnet werden, keine besondere Vorschrift zu ihrer Form, insbesondere keine Verpflichtung zur Schriftform. Sie könnten folglich auch mündlich abgeschlossen werden.
Aus gutem Grund verlassen sich immer weniger Unternehmen auf mündliche Absprachen. Im Streitfall ist entscheidend, dass ein Unternehmen nachweisen kann, dass eine Vereinbarung wirksam und nachweisbar geschlossen wurde.
Bislang werden Vertraulichkeitsvereinbarungen daher meist auf Papier ausgedruckt, versandt, von Hand unterschrieben, zurückgesendet und wandern ins Papierarchiv. Einige Firmen scannen die Dokumente, archivieren sie digital und vernichten die Originale. Ein umständlicher, teurer und zeitaufwändiger Prozess.
Verschwiegenheitsvereinbarungen digital signieren
Die gute Nachricht: Es geht auch ohne Papier – einfacher, schneller, billiger – kurzum: besser. Mit Signatur-Workflow Verfahren wie eSignAnyWhere des Vertrauensdienstleisters Namirial lassen sich Vertraulichkeitsvereinbarungen rasch, unkompliziert und beweiskräftig signieren. Der weltweit von vielen Unternehmen genutzte Workflow mit dem sich elektronische Signaturen unterschiedlichen Typs über verschiedene Verfahren erzeugen lassen. Namirial ist unter anderem als qualifizierter Anbieter von Vertrauensdiensten gemäß EU-Verordnung 910/2014 (eIDAS) zertifiziert. Zahlreiche Unternehmen wie Raiffeisen, Allianz und Daimler verwenden die Lösungen von Namirial als Standard für elektronisches Signieren in ihrer globalen Organisation. Über den Einsatz der Namirial-Lösungen in Österreich haben wir beim ersten Digitalen E-Signatur Tag von Future-Law am 25. Juni 2020 referiert.
Jeder Unterzeichner kann auf einem Gerät seiner Wahl, egal ob Smartphone, Tablet oder Desktop, beweiskräftig signieren. Versender der Vereinbarungen können automatisch auch festlegen wann ihre Kontakte an ausstehende Unterzeichnungen erinnert werden sollen. Mit einer entsprechenden Integration lässt sich all dies direkt aus der gewohnten Geschäftsanwendung heraus umsetzen.
Für das Signieren von Vertraulichkeitserklärungen empfiehlt sich aufgrund des Beweiswertes die Anwendung fortgeschrittener elektronischer Signaturen. Diese Art der Signatur kann eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet werden, ermöglicht eine Identifizierung des Unterzeichners und ist mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten so verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.
Nach der Unterzeichnung mit eSignAnyWhere lässt sich die Unverfälschtheit einer signierten Vertraulichkeitsvereinbarung leicht in jedem PDF-Reader überprüfen. Außerdem gibt es zu jedem unterzeichneten Dokument auch ein Prozessprotokoll (Audit Trail), in dem alle Aktionen rund um das Signieren mit Zeit und Datum nachvollziehbar sind und das die Identifizierung der Unterzeichner im Streitfall ermöglicht.
Unterschreiben ohne Papier ist folglich nicht nur einfacher, schneller, billiger, sondern auch sicherer, beweiskräftiger und resistenter gegen Manipulationen. Es gibt also viele gute Gründe Vertraulichkeitsvereinbarungen besser mit Verfahren wie eSignAnyWhere unterschreiben zu lassen.
Zum Autor:
Klaus Fellner, VP Vertrieb und Partnerschaften, Namirial
Klaus Fellner ist Experte in der Orchestrierung der Integration elektronischer Signaturen in digitale Geschäftsprozesse mit umfangreichen Detailkenntnissen der regulatorischen, technischen und organisatorischen Anforderungen. Er hat in den letzten elf Jahren viele Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Workflows rund um Unterschriften erfolgreich beraten, bis hin zur Einführung von Signatur-Standards in global agierenden Unternehmen auf Basis der Namirial-Lösungen.
Klaus Fellner verfügt über eine umfassende Expertise zu allen Signatur-Anwendungsfällen im direkten und indirekten Kundenkontakt. In enger Kooperation mit der Entwicklung sorgt er fortlaufend dafür, dass die Lösungen von Namirial auf die besonderen Bedürfnisse österreichischer Unternehmen abgestimmt sind. Klaus Fellner hat einen Abschluss als Magister in Wirtschaftsinformatik an der Universität Linz.